Il noleggio stampanti come soluzione
LE STAMPANTI DELLA PASSATA GENERAZIONE SONO GIÀ, DI FATTO, OBSOLETE PER OGNI ORGANIZZAZIONE CHE ABBIA INSERITO NEL SUO WORKFLOW APPARECCHI MOBILI “SMART”
Ma può anche succedere, più semplicemente, che serva una stampante multifunzione più veloce, o che nuove normative obblighino a installare sistemi con minori consumi, o che non usino o emettano determinate sostanze inquinanti, o che rispecchino i parametri di riservatezza e protezione dei dati come imposto dall’ultima normativa GDPR.
Insomma, ci sono moltissimi motivi che concorrono a far sì che una stampante multifunzione, alla fine del noleggio, abbia un valore vicino allo zero, rendendone assolutamente non conveniente l’acquisto (che è invece l’opzione più praticata con il leasing finanziario).
Infine, durante tutta la loro vita operativa i multifunzione vanno gestiti e hanno frequente bisogno di manutenzione ordinaria e straordinaria, oltre che di materiali di consumo, con costi difficili da valutare per l’azienda, in quanto cambiano con i volumi di stampa in modo non lineare.
Il noleggio stampanti come soluzione
Il noleggio risolve, di fatto, ciascuno di questi problemi. A fine noleggio la stampante è obsoleta? Nessun problema, si procede a noleggiarne una aggiornata. Dopo qualche mese serve una nuova tecnologia di stampa in azienda? Praticamente tutti i contratti di noleggio operativo prevedono la possibilità di cambiare macchina in ogni momento, mentre in caso di acquisto (a rate o in leasing) la cosa è burocraticamente complicatissima a causa delle implicazioni finanziarie e fiscali.
È difficile valutare le spese operative della stampante? Si può stipulare un abbonamento che preveda un pagamento di una quota fissa per ogni pagina stampata: il noleggiatore fornisce non solo la macchina e l’assistenza, ma anche i consumabili necessari a stampare un determinato numero di pagine. Il costo stampa per pagina diventa quindi un parametro fisso, decisamente più semplice da gestire (in genere, però, questo costo non contempla il foglio di carta).
Con i contratti a “costo copia”, le spese di stampa sono fisse e predeterminate. A patto di dimensionare correttamente i massimali mensili o trimestrali
Naturalmente, il costo pagina concordato varierà in base a una serie di parametri, tipicamente se la pagina è in formato A4 o A3, e se è in bianco e nero o a colori, se i materiali di consumo sono originali o compatibili. Il controllo del numero di fogli stampati avviene tramite contatori pilotati dal firmware del sistema di stampa. Molte multifunzione possono trasmettere al fornitore i conteggi insieme ad altri dati sullo status della macchina, in modo da permettere una programmazione “ad hoc” da remoto degli interventi di manutenzione e rifornimento.
Noleggio stampante con abbonamento “a costo copia”
Quando al noleggio si abbina una quota fissa per pagina stampata, si parla generalmente di abbonamenti a costo copia; di fatto, i relativi contratti sono stipulati per un determinato carico di lavoro mensile – per esempio, 300 pagine b/n e 200 a colori al mese – e l’importante quindi è non sforare questo limite, per evitare di vedersi fatturare le pagine extra a un costo più alto. Tra parentesi, alcuni fornitori parlano di carico mensile, ma fatturano (e riforniscono) trimestralmente; quindi se il vostro budget prevede 300 pagine/mese, se stampate 100 a ottobre, 100 a novembre e 100 a dicembre siete in regola.
Questo dettaglio si rivela molto utile soprattutto per chi ha picchi di carico improvvisi ma non frequenti (per esempio, stampanti impiegate per realizzare reportistica trimestrale in copie multiple). Meglio però consultare attentamente il contratto su questa voce, per evitare spese impreviste.
In questo caso meglio scegliere formule con canone base per le spese fisse di comodato hardware, consumabili ed assistenza per manutenzione ma con copie/stampe a consumo
Abbonamenti o Contratti di COSTO COPIA su macchine di proprietà
Tuttavia esistono realtà aziendali che per scelta e politica economica interna decidono per l’acquisto del parco stampanti…ma poi diventa di difficile gestione il controllo dei costi dei consumabili e della manutenzione.
Nella maggior parte dei casi il consumabile viene fornito da acquisti randomici dal migliore offerente, che comportano l’usura delle componenti delle macchine sottoposte spesso a prodotti non di qulità che ne compromettono il buon funzionamento. A questo poi si aggiunge una sostenuta spesa per un intervento tecnico risolutivo e di emergenza.
Per sopperire a queste problematiche nasce il contratto di costo copia che include tutti i materiali di consumo e l’assistenza tecnica.
In particolare sono inclusi:
• Materiali di consumo (Toner, Drum, etc.)
• Pezzi di ricambio (per qualsiasi genere di rottura, difetto o malfunzionamento)
• Assistenza telefonica
• Assistenza tecnica on-site da parte di un tecnico certificato
Con i contratti a costo copia è facile sapere quanto si spende in azienda per stampare ogni singolo foglio: quota mensile diviso numero di stampe, sommiamo il costo della carta e il gioco è fatto. Questo fra l’altro rende semplicissimo suddividere i costi stampa fra i dipartimenti aziendali, grazie ai software di controllo delle macchine.
Oltre ai contratti a costo copia, esistono altre formule che raggiungono tutte il risultato di rendere i costi di stampa chiari e predeterminabili. E, in generale, permettono in questo modo di avere un risparmio immediato, spesso dell’ordine del 15/30%. Tuttavia, per ottenere una riduzione significativa dei costi di stampa, soprattutto se in azienda ci sono parecchi dispositivi, bisogna andare oltre e fare un passo in più, e per questo Refill applica un servizio di stampa gestita, o Managed Print Services, nel quale si prende carico di gestire interamente l’infrastruttura di stampa aziendale, fornendo anche consulenza su come ottimizzare i processi interni per ridurre i costi di stampa, prevedendo anche l’utilizzo di sistemi di acquisizione digitale e gestione dei documenti in forma elettronica.
Il rispetto delle normative GDPR
La sicurezza del rispetto delle normative GDPR con il NOLEGGIO STAMPANTI REFILL
Anche con il Noleggio Stampanti , Refill è stata sin da subito sensibile e molto attenta al rispetto delle nuove normative GDPR
Il reparto IT di Refill ha di fatti effettuato sin da subito una selezione dei dispositivi da collocare in locazione operativa presso i propri clienti, contribuendo a proteggere i dati e a rispettare la conformità alle nuove normative migliorando la sicurezza di PC e stampanti.
Le conseguenze di una violazione di dati aziendali o di clienti possono essere catastrofiche per le aziende di tutte le dimensioni. I derivanti danni alla reputazione, ai clienti e ai profitti sono sono la punta dell’iceberg. Le aziende potrebbero pagare il prezzo delle pesanti sanzioni imposte dalle nuove e severe normative. Poiché i firewall non sono più sufficienti per proteggere i dati, le aziende devono implementare più livelli di protezione su ogni endpoint di rete, dai PC alle stampanti, per costruire le proprie difese e focalizzarsi sui requisiti di conformità.. Nell’attuale mondo che si apre sempre di più alla tecnologia, con le aziende che tendono costantemente alla mobilità e a soddisfare le richieste della propria forza lavoro, la proliferazione di dispositivi genera complesse infrastrutture multi-dispositivo e multi-piattaforma. Ciascuno di questi dispositivi rappresenta un punto di accesso e di uscita per i dati aziendali e può generare un costo per la sicurezza. Una delle principali sfide che le aziende si trovano attualmente a dover fronteggiare è come controllare e proteggere i dati senza interferire con l’operatività aziendale. I dati vengono conservati ed elaborati oltre i confini del firewall, rendendo la loro sicurezza più difficile da ottenere per gli addetti alla protezione della rete.
L’aumento degli attacchi informatici ha causato il nascere di nuove e severe normative sulla sicurezza dei dati, di grande rilevanza per le aziende di tutto il mondo. Le nuove direttive quali il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell’Unione Europea non sono importanti solo per le aziende con sede in UE, ma si applicano a tutte le aziende che raccolgono dati dai cittadini residenti in Europa.
La normativa GDPR informa le aziende della presenza di importanti sanzioni in caso di mancata conformità in seguito a un attacco. Queste sanzioni si aggiungono alla perdita economica causata dalla stessa violazione di dati. Altre normative come la direttiva NIS (Security of Network and Information Systems), impongono nuovi requisiti di sicurezza per le reti e i sistemi informatici a carico degli operatori dei servizi essenziali e dei fornitori di servizi digitali (Digital Service Provider, DSP). Alle aziende verrà richiesto di denunciare determinati incidenti di sicurezza alle autorità competenti o ai gruppi di gestione degli incidenti di sicurezza informatica (Computer Security Incident Response Teams, CSIRT).
Alcuni paesi stanno inoltre implementando queste normative per stabilire le basi di un potenziamento. Ad esempio, i Paesi Bassi hanno introdotto nel 2016 la Breach Notification Law, legge sulla notifica delle violazioni che obbliga la denuncia delle violazioni a un’autorità indipendente per la protezione dei dati. La mancata conformità può dare origine a sanzioni fino a € 810.000 o fino al 10% del fatturato annuo netto. La pressione è elevata.
Requisiti principali del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR, General Data Protection Regulation) dell’Unione Europea
Raccogliendo i dati a livello europeo, le aziende devono rispettare la conformità
Le aziende che raccolgono e utilizzano i dati personali in Unione europea devono rispettare le norme sulla conformità. Sono inclusi anche i soggetti che acquistano beni e servizi e il monitoraggio delle abitudini dei clienti al fine dell’utilizzo di tali dati. Ad esempio, l’eventuale monitoraggio online delle attività volto al miglioramento dell’individuazione del cliente ideale. Anche se la vostra attività si svolge oltre i confini UE, tutti i dispositivi che accedono ai dati dei clienti devono essere sicuri.
Le aziende sono tenute a conservare la documentazione in modo del tutto accurato
Rispondere ai requisiti sulla conservazione della documentazione, sulla conduzione di valutazioni dell’impatto e sull’elaborazione di rapporti relativi alle violazioni comporta un importante dispendio di tempo. L’aggiunta di un nuovo dispositivo a una rete aziendale determina il rispetto dei criteri aziendali e il monitoraggio da parte di uno strumento SIEM (Systems Information and Event Manager) che tenga traccia delle criticità, attivi le procedure di ripristino e supporti l’elaborazione dei rapporti sulla conformità.
Le aziende sono tenute a denunciare una violazione entro 72 ore
Le aziende devono fornire notifica all’associazione per la protezione dei dati senza ritardi ingiustificati, se possibile entro 72 ore. Qualora questo termine non fosse rispettato dovrà essere fornito un giustificato motivo. Questo nuovo requisito è stato introdotto al fine di proteggere i diritti degli individui a essere informati su come vengono impiegati i loro dati personali e a comprendere se le aziende che conservano tali dati dispongano di procedure, strumenti e prodotti idonei a monitorare e identificare i rischi, nonché bloccare eventuali attacchi allo scopo di proteggere i dati dei clienti.
Il mancato rispetto della conformità comporterà alle aziende il pagamento di ingenti sanzioni
La nuova normativa introduce un approccio a più livelli al sistema sanzionatorio che sarà regolato dalla gravità dell’infrazione. La sanzione massima da pagare potrebbe ammontare intorno al 4% del fatturato annuo dell’azienda, fino all’importo di 20 milioni di euro1. Come menzionato per alcuni paesi, ad es. Paesi Bassi, sono state introdotte sanzioni ancora più pesanti, fino all’11% del fatturato annuo2.
In quale modo i team IT possono garantire la conformità di PC e rispetto delle normative GDPR?
Quando si tratta di protezione di PC e stampanti esistono azioni progressive da intraprendere per garantire la conformità degli endpoint, in preparazione all’introduzione di queste nuove normative.
1. Preparazione alle ispezioni sulla conformità
Per prepararsi a una verifica sulla conformità, i team IT devono garantire il reale monitoraggio di tutta l’infrastruttura IT comprendente i dispositivi endpoint quali PC e stampanti. Devono inoltre programmare valutazioni periodiche volte al mantenimento della conformità ai criteri in ogni dispositivo endpoint, incluso tutto il parco stampanti.
2. Esecuzione di un’ispezione completa
I team IT devono identificare tutti i dispositivi che possono accedere ai dati aziendali e dei clienti, oltre a valutare il livello di sicurezza integrata. Si raccomanda inoltre di utilizzare uno strumento di gestione della sicurezza che identifichi subito i nuovi dispositivi e applichi automaticamente le impostazioni dei criteri di sicurezza aziendali.
3. Predisposizione alla sicurezza
I team IT devono mettere in atto i giusti criteri in modo che i requisiti di conformità non costituiscano una preoccupazione secondaria ma rappresentino i presupposti per l’introduzione di dispositivi e servizi nella rete. Accertatevi di essere in grado di monitorare tutti i dispositivi, incluse le stampanti, oltre a essere in grado di monitorare problemi di alimentazione e informazioni sugli incidenti con strumenti di monitoraggio e valutazione delle vulnerabilità (ad es. strumento SIEM) di tutta la rete
Noleggio Stampanti, multifunzione ed inquinamento, come scegliere per tutelare la propria salute
Nel rifornirsi di una stampante spesso si mettono a confronto i seguenti punti:
- È piu’ conveniente il noleggio stampanti o l’acquisto
- E’ piu’ conveniente il noleggio stampanti a getto di inchiostro o laser.
Superando questi due primi punti sarebbe importante mettere in lista una terza considerazione:
3 ) Quanto è importante manutenere una stampante e quali sono i rischi della cattiva manutenzione?
In realtà questa terza domanda che dovremmo porci è la chiave di lettura per una scelta adeguata non solo all’uso ma al pericolo che una semplice stampante può arrecare alla nostra salute; vediamo quindi insieme di spiegarne la logica che deve condurci nella nostra scelta definitiva:
Le stampanti e le fotocopiatrici possono rilasciare sostanze inquinanti. Infatti durante l’accensione e l’esercizio questi apparecchi liberano nell’aria polveri fini, composti organici volatili e ozono. .
Per il noleggio stampanti e fotocopiatrici selezioniamo modelli che non inquinano l’aria rilasciando diverse sostanze inquinanti in dosi più o meno elevate, specialmente durante le operazioni di accensione, stampa e fotocopiatura. Al momento dell’accensione, la ventilazione espelle verso l‘esterno la polvere depositata nell’apparecchio, mentre, durante l’esercizio, le alte temperature raggiunte liberano le sostanze contenute nell’apparecchio e nella carta. Queste sostanze possono raggrupparsi in particelle. Inoltre, il procedimento di stampa e fotocopiatura produce scariche elettriche, durante le quali l’ossigeno contenuto nell’aria si converte in ozono.
Le principali sostanze inquinanti emesse
Anche se la scelta del noleggio stampanti e l’applicazione di alcune misure consentono di contenere la fuoriuscita di sostanze inquinanti , nessun apparecchio può funzionare senza produrre emissioni. Di seguito sono illustrate le principali categorie di sostanze inquinanti nel noleggio stampanti.
Composti organici volatili e poco volatili
Durante le operazioni di stampa e fotocopiatura, gli apparecchi possono liberare composti organici volatili (COV) e poco volatili. Si tratta di sostanze chimiche molto diverse, che possono essere sprigionate dagli inchiostri utilizzati e dalle resine artificiali contenute nei toner. Ma anche la carta e i materiali sintetici contenuti nell’apparecchio, specialmente se nuovo, producono simili composti, che possono poi condensarsi in particelle di polveri fini (si veda più avanti).
Un’elevata concentrazione di COV e di composti organici poco volatili nell’aria ambiente può creare, specialmente nei soggetti sensibili, reazioni dovute a odori molesti e irritazioni delle mucose, spesso associate a sintomi da stress come mal di testa e deficit della concentrazione.
Polveri fini
I media hanno trattato ripetutamente il tema delle polveri fini liberate nell’aria da stampanti laser e fotocopiatrici, ipotizzando che queste particelle, spesso finissime (dell’ordine di nanometri), fossero polveri di toner. Dato che le polveri di toner penetrate nei polmoni sono difficilmente degradabili, queste affermazioni hanno creato un certo allarme. Gli esami eseguiti successivamente hanno tuttavia permesso di stabilire che le polveri fini rilasciate da tali apparecchi contengono solo una minima parte di particelle di toner, mentre sono costituite prevalentemente da composti organici molto volatili condensati. Al momento dell’accensione, gli apparecchi possono liberare polveri fini, contenute inizialmente nell’aria dei locali e depositatesi nell’apparecchio attraverso la ventilazione. Un’altra importante fonte di polveri fini è la carta. Durante l’esercizio, la meccanica dell’apparecchio produce polvere di carta finissima che finisce nell’aria ambiente. È indubbio che occorra proseguire la ricerca sulle emissioni di polveri fini delle stampanti e delle fotocopiatrici, poiché non è ancora chiaro se e fino a che punto siano dannose per la salute.
Ozono
Nel servizio di noleggio stampanti Refill , le emissioni di ozono sono state ridotte drasticamente. Possono tuttavia costituire ancora un problema per i posti di lavoro in cui si continua a disporre di vecchie fotocopiatrici e stampanti laser. Le stampanti a getto d’inchiostro non producono invece emissioni di ozono. E’ per questo che Refill con HP si è specializzata nel noleggio stampanti page wide, il getto d’inchiostro 3.0
L’ozono irrita le vie respiratorie e può aggravare i disturbi nei soggetti asmatici. Nei locali chiusi, l’ozono può reagire a contatto con una serie di composti organici in superficie o, nell’aria ambiente, generando sostanze altamente irritanti.
Come riconoscere gli apparecchi a bassa emissione di sostanze inquinanti?
La quantità delle sostanze inquinanti emesse da un determinato apparecchio dipende da una complessa interazione tra diversi fattori: genere di apparecchio, condizioni d’esercizio, tipo di toner e carta utilizzati, manutenzione, pulizia e temperatura ambiente. È difficile avanzare affermazioni di natura generale. Gli esperimenti condotti in camera climatica permettono perlomeno di supporre che le stampanti laser rilascino tendenzialmente una quantità maggiore di polveri fini rispetto a quanto non facciano le stampanti a getto d’inchiostro. Bisogna inoltre affidarsi alle certificazioni rilasciate per gli apparecchi a basse emissioni di sostanze inquinanti e basate su misurazioni standardizzate, come «Blauer Engel», «TCO’99» e il marchio di controllo BG, «sicuro, ergonomico, a basse emissioni» dell’Istituto d’assicurazione professionale tedesco del settore amministrativo (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft).
Tuttavia, la certificazione di bassa emissione è garantita unicamente a condizione che l’apparecchio sia utilizzato correttamente ed equipaggiato secondo le indicazioni del fabbricante e soprattutto rispetti le indicazioni fornite da Refill per il noleggio stampanti. .infatti con il servizio di noleggio stampanti Refill introduce a sua volta i consumabili ed i pezzi di manutenzione rispettando scrupolosamente le indicazioni del fabbricante .Ecco quindi che subentra giocando un ruolo determinante nella riduzione delle emissioni il servizio di Manutenzione che è parte fondamentale del Noleggio Stampanti, e che diversamente in condizioni di acquisto/proprietà della macchina viene preso in considerazione solo ed esclusivamente in caso di fermo macchina.
Il noleggio stampanti di Refill fornisce con regolarità controlli e pulizie manutentive agli apparecchi installati presso i suoi clienti durante il ciclo contrattuale e rimuove immediatamente i noleggi stampanti in cattivo stato di manutenzione, perché possono sprigionare, in proporzione, una quantità di polveri fini nettamente superiore agli apparecchi dello stesso tipo revisionati adeguatamente.
Nel noleggio stampanti il personale Refill fornisce un servizio aggiuntivo di educazione all’utente per evitare alcuni passaggi che pure contribuiscono all’emissione di polveri sottili come di seguito elencati:
1.Qualora si inceppino dei fogli, non strappare con forza i resti di carta incastrati tra i rulli, per evitare che sia rilasciata polvere di toner ed entri in contatto con la pelle, gli occhi e le vie respiratorie
2.Prestare la massima attenzione nel sostituire il toner e nel manipolare le cartucce vuote. Conservarle lontane dalla portata dei bambini. Come indicato sopra, evitare la dispersione di polvere di toner nonché il contatto con la pelle, gli occhi e le vie respiratorie.
3.Arieggiare spesso i locali in cui si fotocopia, stampa, scansiona
4.In caso di contatto con la pelle degli inchiostri liquidi o in polvere, lavare con acqua fredda e sapone. Attenzione: non usare acqua calda o bollente! Ad alte temperature il toner diventa appiccicoso. Non utilizzare solventi.
5.In caso di contatto con gli occhi, sciacquare per almeno dieci minuti con acqua fredda. In caso di forti reazioni irritative o nel dubbio si consiglia di consultare il medico.
Perché scegliere noleggio stampanti
Il noleggio stampanti conviene?
Inizialmente guardato con scetticismo fino a qualche anno fa, il noleggio stampanti e di macchine per ufficio è ormai largamente diffuso e apprezzato.
Nel corso del tempo, infatti, numerose aziende hanno potuto apprezzare i vantaggi del noleggio stampanti rispetto al tradizionale acquisto, scoprendone via via i numerosi benefici sotto l’aspetto finanziario, patrimoniale, amministrativo e fiscale.
Il noleggio stampanti conosciuto anche come locazione operativa rispetto all’acquisto offre numerosi vantaggi, e allo stesso tempo si differenzia dal leasing, che in alcuni casi potrebbe non rivelarsi appropriato per tutte le aziende.
La lunga esperienza accumulata da Refill srl nel settore del noleggio di macchine per ufficio (stampanti, multifunzione e fotocopiatrici) e un numero crescente di clienti non solo nelle province di Reggio Emilia, Modena e Parma , ma in generale nel centro Italia è sinonimo di affidabilità, flessibilità e convenienza per tutte le aziende che vogliano apprezzare i vantaggi del noleggio rispetto al più costoso acquisto.
Attraverso il menù a lato potrete esplorare in dettaglio tutti i vantaggi del noleggio di macchine per ufficio, soffermandovi sui vari aspetti.
Aspetto finanziario
Il primo aspetto che colpisce riguardo alla convenienza del noleggio stampanti è ovviamente legato ai vantaggi di tipo finanziario.
Dal punto di vista finanziario, infatti, il principale vantaggio offerto dal noleggio stampanti è quello di disporre del bene senza essere tuttavia costretti ad acquisirne la proprietà.
Macchine fotocopiatrici, stampanti e multifunzione possono entrare così nelle disponibilità dell’azienda che però non deve sostenere alcun costo, non deve immobilizzare capitali e non si trova a fronteggiare ingenti uscite di denaro.
Il vantaggio finanziario quindi si traduce in costi certi e pianificati, minori uscite di cassa, minori problemi di liquidità e budget.
Aspetto amministrativo
I principali vantaggi amministrativi del noleggio di multifunzione, noleggio stampanti o macchine fotocopiatrici riguardano essenzialmente una forte semplificazione a livello amministrativo e burocratico.
Il Cliente avrà un solo fornitore per la macchina, l’assistenza, i ricambi ed i materiali di consumo, e quindi un solo interlocutore per tutte le esigenze relative a multifunzione, stampanti, fotocopiatrici, o fax., quindi una fatturazione unica!
Con il noleggio stampanti si potranno così tagliare tutti gli altri costi relativi alla gestione dei rapporti con i fornitori di materiali risparmiando così anche tempo. Inoltre la fatturazione di tipo trimestrale per fare un esempio , piuttosto che mensile fornisce ulteriori e concreti vantaggi: sul lungo termine si risparmia tempo nella fatturazione, in contabilità, nella registrazione dei pagamenti .
Aspetto fiscale
I vantaggi fiscali del noleggio stampanti, fotocopiatrici e multifunzione costituiscono il principale aspetto che influenza le scelte aziendali.
Dal punto di vista fiscale, infatti, non potendo parlare di immobilizzazioni, non sarà neanche necessario procedere ad ammortamenti, facendo sì che le rate sostenute per il noleggio di stampanti, multifunzione o fotocopiatrice siano interamente deducibili ai fini fiscali.
Inoltre, ai fini IRAP, non essendo presente distinzione tra quota capitale e quota interessi (come avviene invece per qualunque finanziamento o per il leasing) si vanno ulteriormente a semplificare i calcoli necessari dal punto di vista contabile, cosa che non sarebbe invece possibile in caso di finanziamenti o leasing.
Infine, sotto l’aspetto dei costi di manutenzione, essendo nel caso del noleggio stampanti inclusi nel canone, questi non rientrano nei costi di manutenzione straordinaria, per i quali ai fini di deducibilità fiscale esiste invece un “tetto massimo”.
Aspetto patrimoniale
Anche dal punto di vista dell’aspetto patrimoniale il noleggio si rivela piuttosto vantaggioso rispetto all’acquisto.
Se quest’ultimo infatti comporta l’inserimento in fase di bilancio del bene acquistato tra le immobilizzazioni, con il risultato di una maggiore rigidità patrimoniale, con il noleggio non si andrà ad inserire alcun bene in bilancio, a massimo vantaggio della flessibilità aziendale.
Il noleggio in questo senso si differenzia così anche dalle forme di finanziamento (acquisto con leasing, fido bancario o finanziamento) che invece comportano necessariamente l’acquisizione di un’immobilizzazione con tutti gli svantaggi del caso.
I vantaggi patrimoniali del noleggio costituiscono comunque solo uno dei tanti benefici che apporta questa tipologia contrattuale rispetto all’acquisto.
Aspetto tecnologico
I vantaggi tecnologici del noleggio sono molteplici. In un momento in cui l’innovazione tecnologica si muove sempre più velocemente, e quotidianamente assistiamo a vere e proprie rivoluzioni software ed hardware per ogni genere di dispositivo, è facile capire perché il noleggio di multifunzione, stampanti o fotocopiatrici è assolutamente da preferirsi rispetto all’acquisto.
L’azienda che opta per il noleggio infatti, non deve assumersi i rischi di una rapida obsolescenza del bene, potendo quindi contare sempre su mezzi moderni ed efficienti.
In qualunque momento, infatti sarà sempre possibile valutare un adeguamento del canone di noleggio potendo quindi optare per una sostituzione del bene oggetto del noleggio (fotocopiatrice, fax, stampante o multifunzione), cosa che nel caso dell’acquisto diventerebbe difficilmente applicabile.
Flessibilità contrattuale
Refill srl offre ai propri clienti soluzioni di noleggio flessibili e personalizzabili.
I contratti di noleggio, infatti, vengono adeguati alle esigenze del cliente e possono comprendere uno o più beni a noleggio, configurando un prodotto costruito esattamente sulle vostre necessità.
Non solo, nel corso del contratto di noleggio, la flessibilità dei canoni potrà riguardare l’aggiunta di altri pacchetti, o la loro personalizzazione riguardo al reale utilizzo del bene oggetto del noleggio (stampante, fotocopiatrice, multifunzione, fax ) ai fini della più completa flessibilità….non è detto che questi debbano essere sempre e solo degli up-grade, ma si possono tranquillamente ottenere dei down-grade se le necessità aziendali vanno a dover ridurre drasticamente i costi.
Alcuni esempi
Riportiamo a titolo esemplificativo un semplice calcolo per comprendere il basso impatto che il noleggio comporta sulla vostra liquidità:
Esempio: importo annuale 1200,00+iva
noleggio a 36 mesi con prima rata dopo un trimestre dall’installazione con rata mensile da €.33.00 + iva fatturata ogni tre mesi = €.99,00 + iva
noleggio a 60 mesi con prima rata dopo un trimestre dall’installazione con rata mensile da €.20.00 + iva fatturata ogni tre mesi = €. 60,00 + iva
Scoprite ora la flessibilità di un contratto di noleggio con la Refill , contattateci ora per un’offerta personalizzata, utilizzando la sezione Contatti del nostro sito o fissando un appuntamento presso uno dei nostri Refill Point di Reggio Emilia, Modena, o Carpi o telefonando al nostro centralino 0522/343911 tasto 2
Vantaggi del noleggio
Noleggio stampanti vs. Leasing: vantaggi e svantaggi
Quando si tratta di acquisire beni strumentali, sia per rinnovare le attrezzature aziendali, sia perché l’azienda è in fase di startup, l’acquisto “tradizionale” con pagamento del bene in un’unica soluzione è ormai una pratica assolutamente proibitiva, sia da un punto di vista economico, che finanziario e fiscale…Le alternative, fortunatamente, non mancano. Tre in particolare sono le formule che coprono la quasi totalità del mercato:
- l’acquisto rateale
- il leasing finanziario
- il noleggio stampanti.
Proprio sul noleggio stampanti andiamo a concentrarci in questo articolo, sia perché nel nostro paese risulta stranamente meno nota e praticata delle altre due, sia perché comporta una lunga serie di vantaggi che la rendono la soluzione da preferire in moltissimi casi. Il noleggio operativo, detto anche locazione operativa, leasing operativo o renting, consiste nell’affitto a lungo termine di un bene strumentale. Affitto in quanto l’azienda non acquisisce la proprietà del bene, che rimane sempre in capo alla società di noleggio stampanti. In questo può sembrare simile al leasing finanziario, ma la differenza fondamentale è che nel leasing finanziario alla fine del periodo concordato si procede in genere al riscatto del bene (a una quotazione specificata fin dall’inizio nel contratto di leasing); in pratica, il leasing finanziario configura una sorta di dilazione di pagamento per un acquisto praticamente certo.
NEL NOLEGGIO STAMPANTI NON È PREVISTO L’ACQUISTO FINALE DEL BENE, CHE NON VIENE QUINDI MAI ISCRITTO NEI CESPITI
Nel noleggio stampanti, invece, alla fine del periodo stipulato è possibile continuare il noleggio con rate ribassate, continuare il noleggio sostituendo il bene strumentale con un nuovo esemplare più moderno, o semplicemente restituire il bene e chiudere il noleggio.La possibilità di riscatto non è normalmente contemplata nel contratto, anche se nulla impedisce all’azienda di chiedere a chi gli ha affittato il bene una quotazione per l’acquisto finale. Il caso, comunque, è assolutamente infrequente, vedremo più avanti per quali motivi.Il contratto di noleggio stampanti include sempre un’assicurazione completa contro ogni rischio, e può includere per esempio operazioni di manutenzione ordinaria e straordinaria, fornitura di materiali di consumo, e servizi anche sofisticati per la gestione dell’apparecchiatura noleggiata. Il tutto sempre con costi certi e predeterminati, sotto forma di rate generalmente trimestrali
L’operazione di noleggio può coinvolgere varie aziende: oltre al produttore e al venditore del bene che si intende noleggiare, possono essere della partita società finanziarie (che si occupano ovviamente della parte economica dell’operazione), e terze parti che seguono la manutenzione o il rifornimento di materiali di consumo.. Tuttavia, la gestione da parte del cliente finale risulterà comunque semplice, perché di fatto la parte “burocratica” sarà gestita direttamente con l’azienda noleggiatrice, che avrà la proprietà dell’oggetto noleggiato e si occuperà di interfacciarsi con le varie realtà coinvolte nel contratto.
Vantaggi finanziari del noleggio stampanti
Il principale vantaggio finanziario del noleggio è che, come il leasing, consente di non impegnare risorse nell’acquisto di apparecchiature. Ma non è l’unico. “Rispetto all’acquisto, il noleggio operativo migliora il cash-flow societario” –– “inoltre, il bene noleggiato non viene iscritto a bilancio e non costituisce un indebitamento per l’azienda. Dunque nessuna segnalazione in centrale-rischi; in più si evita ogni intermediazione bancaria”.Insomma, un noleggio è a tutti gli effetti un servizio e non un cespite. “Sì, infatti viene privilegiato l’utilizzo del bene (che è l’aspetto che crea valore) e non la sua proprietà; così si mantiene liquidità in azienda, aumenta la capacità di spesa e investimento, si costituiscono linee di credito alternative e i costi dell’operazione sono fissi e programmati” conclude Agnusdei.
Vantaggi fiscali del noleggio stampanti
Se i vantaggi finanziari non sono da poco, quelli fiscali sono anche più interessanti. Tanto per cominciare, viene eliminata ogni problematica riguardo gli ammortamenti e la gestione dei cespiti aziendali, e i vantaggi sono indipendenti dalla durata del contratto di noleggio. Inoltre, il noleggio non è considerato negli studi di settore, mentre un leasing finanziario è calcolato come un acquisto.
Ancora, i canoni di noleggio stampanti sono totalmente deducibili ai fini IRES e IRAP (e detraibili per l’IVA) mentre nel leasing finanziario la deducibilità è solo parziale e non per tutta la durata del contratto, anche se le nuove regole sul super-ammortamento hanno ridotto gli svantaggi.
“In situazione normale il leasing operativo è più efficiente anche sul piano fiscale” – “venendo dedotto tutto per cassa come canone, senza distinzione fra oneri finanziari e quota capitale, mentre nel leasing finanziario al contrario gli oneri finanziari sono separati e deducibili solo con alcuni limiti e non sono detraibili a fini IVA”.
Con l’operazione “superammortamento”, varata a fine 2015 nella Legge Finanziaria, questo equilibrio si è per il momento modificato: nel leasing finanziario e nell’acquisto i vantaggi del “superammortamento” sono previsti direttamente in capo al cliente. Nella locazione operativa sono invece previsti in capo al locatore”.
Ovviamente le aziende di noleggio stampanti hanno in genere rivisto le loro tariffe, trasferendo in tutto o in parte tale vantaggio al cliente finale,
Se non bastassero i vantaggi economici, fiscali e finanziari, ci sono anche altri punti a favore del noleggio. Di fatti secondo il nostro punto di vista , “La durata dei noleggi è allineata al ciclo di vita, sempre più breve, dei prodotti. In questo modo si evita l’obsolescenza assicurando il rinnovamento tecnologico”. Per fare questo basta semplicemente optare, alla fine del noleggio, per un nuovo contratto con apparecchiature di nuova generazione. Ma è anche possibile sostituire il bene con uno più recente prima della scadenza del contratto, semplicemente adeguando il canone.“Tra l’altro, il noleggio permette di eliminare i costi di smaltimento dei beni” . Quello per lo smaltimento è uno dei tanti “costi nascosti” di cui spesso non si tiene conto in fase di pianificazione, o che vengono sottostimati, come i costi di manutenzione, quelli di riparazione fuori garanzia, o gli “switching cost”, i costi derivati dal passaggio da una tecnologia a un’altra più recente. Tutte voci eliminate dal noleggio, che comprende di norma nei canoni la manutenzione e un’assicurazione contro tutti i rischi, per arrivare spesso a formule che includono una gestione completa degli apparecchi noleggiati, come nel caso dei “Managed Print Services” (servizi di stampa gestita) nei quali il noleggiatore può arrivare a fornire davvero tutto, dall’ottimizzazione dei processi aziendali di gestione della documentazione e stampa fino ai singoli materiali di consumo.Infine, aggiungiamo che oltre ai vantaggi “a posteriori”, ce ne sono anche all’inizio del procedimento. L’istruttoria tipica per far partire un noleggio, infatti, è nettamente più semplice e rapida di quella richiesta per un leasing. E non prevede anticipi, maxicanoni o altri costi più o meno nascosti; il costo stesso per l’istruzione della pratica è trascurabile…Ma a fronte di questi evidenti vantaggi, il noleggio avrà pure qualche inconveniente…in effetti sì, ma i problemi si presentano in genere per aver scelto il noleggio in casi nei quali esso è una formula poco appropriata. I sistemi di stampa multifunzione sono un caso da manuale: hanno molte parti meccaniche ed elettromeccaniche soggette ad usura, e quindi anche sottoponendole a costante manutenzione sono soggette a invecchiamento direttamente proporzionale all’utilizzo; inoltre, utilizzano tecnologie ancora relativamente “giovani” e nelle quali il progresso tecnologico è consistente e misurabile anno su anno.
Tre anni fa quante piccole aziende disponevano di stampanti in grado di collegarsi direttamente a un tablet o a uno smartphone? O a una rete wi-fi? O gestibili da remoto? Oggi queste funzioni sono presenti persino in molti modelli consumer,e sono di fatto mainstream. È ovvio che chi ha acquistato una stampante tre anni fa oggi ha in azienda un apparecchio a fine vita operativa, difficile da integrare con le nuove tecnologie e i nuovi workflow. Riscattare un apparecchio simile alla fine del leasing finanziario non è certo una scelta saggia.
Rovesciando il ragionamento, il noleggio non conviene quando trattiamo di beni a lenta evoluzione tecnologica, con basso tasso di usura, con una vita operativa ben più lunga della durata tipica delle rate, o che comunque mantengono un alto valore dell’usato. Basta che anche solo una di queste condizioni si verifichi per rendere, in alcuni casi, poco conveniente il noleggio.
Noleggiare è diverso da comprare a rate. La convenienza va tarata in prima battuta su questa base. L’altro elemento importante è dato dall’offerta che il fornitore può confezionare con il noleggio: la locazione operativa è molto più flessibile per quest’ultimo di quella finanziaria, potendo incorporare sconti, servizi accessori e valori residui diversi in modo da creare un pacchetto “unico” di offerta per i suoi clienti, in genere più intelligente e competitivo di quello ottenibile con il solo leasing finanziario.
multifunzione rientrate da noleggio stampanti
FOTOCOPIATRICI E MACCHINE MULTIFUNZIONE RICONDIZIONATE RIENTRATE DA NOLEGGIO STAMPANTI.
Cosa si intende per fotocopiatrici ricondizionate?
Una FOTOCOPIATRICE RICONDIZIONATA, in inglese “refurbished” ovvero “rigenerata” è quella che viene rimessa a disposizione dei clienti dopo un periodo di noleggio.
Nata come un’ idea per RIDURRE LO SPRECO e L’IMPATTO AMBIANTALE, perché evitano di mandare al macero prodotti che potrebbero essere usati ancora per anni, quella dei refurbished è una possibile alternativa all’acquisto/noleggio stampanti di prodotti nuovi che presenta alcuni vantaggi non indifferenti in termini di garanzia e di prezzo.
Ecco perché Refill.it ha dato inizio in Italia al lancio del ricondizionato, da affiancare all’uso del consumabile rigenerato.
Supponiamo ad esempio che una start-up abbia noleggiato una stampante multifunzione basic per cinque anni ma che, dopo un paio di anni l’attività cresca e con essa anche il volume di stampa.
Il cliente potrebbe trovare conveniente aggiornare il contratto di noleggio stempanti ed aggiornare il parco machine in modo da avere stampanti più performanti.
Ma cosa succede alle altre noleggiate in precedenza?
La macchina torna nei laboratori Refill.it, dove viene ispezionata, testata (sono previsti almeno 16 test tecnici di natura diversa) e poi rimessa a disposizione per il noleggio stampanti. Il 90% delle parti relative ai materiali di consumo viene sostituito.
Sono multifunzioni perfette per noleggi a breve termine, oppure per singoli eventi fieristici, oppure per aziende start-up che desiderano testare il volume di stampa prima di scegliere un prodotto definitivo o che essendo ad inizio attività, non hanno bilanci solidi da presentare come garanzia ad ottenere finanziamenti per investimenti in beni strumentali.
Tornando nel circuito del noleggio la fotocopiatrice ricondizionata è coperta da garanzia.
Solo una piccolissima percentuale di queste stampanti vengono poi vendute come usate perché è nel noleggio che trovano la loro seconda vita in modo ottimale. Simile come concetto (soprattutto in caso di vendita) ma da non confondere, è il prodotto scontato come “ultimo prezzo”: con questa espressione infatti ci si riferisce al dispositivo di “esposizione in negozio”.
In alcuni casi i negozianti lo fanno passare per un ricondizionato ma nella realtà dei fatti si tratta di un articolo passato di mano in mano, sottoposto alla luce per diversi mesi etc. E chi assicura che un ultimo prezzo venga sottoposto a revisione come accade per i prodotti tecnologici ricondizionati?
Il noleggio stampanti rispetto all’acquisto dell’usato, presenta il vantaggio di poter adeguare il parco multifunzione alle esigenze dell’azienda aggiornando i modelli senza doverli rivendere. Un prodotto tecnologico infatti, qualsiasi esso sia, perde valore di mercato appena usato. Compare una fotocopiatrice ricondizionata anche a buon prezzo ma doverla cambiare dopo pochi mesi, annulla di fatto tutta la convenienza.
E questo, se le fotocopiatrici ricondizionate sono più di una (pensiamo al parco macchine di una grande azienda) va moltiplicato per il valore di ogni dispositivo.
E’ vero inoltre che la stampante o fotocopiatrice rigenerata gode comunque di una certa garanzia per interventi di manutenzione o malfunzionamento ma il contratto di noleggio stampanti prevede di norma interventi tempestivi di riparazione o sostituzione multifunzione che tutela dal rischio di rallentamenti nel processo di stampa (il che può essere molto importante per non ridurre i profitti)
Pensate ad un problema con la stampante a ridosso di un grosso evento che richiede la distribuzione di materiale pubblicitario: le conseguenze potrebbero essere pesanti se la fotocopiatrice non venisse sistemata o rimpiazzata tempestivamente.
Refill.it propone anche una soluzione intermedia che sfrutta i punti di forza del noleggio e dell’usato: si tratta appunto del noleggio di multifunzione usata garantite.
A prescindere dalla lunga premessa fatta sopra comunque il consiglio piu’ importante e propedeutico a tutto il resto (che si scelga il nuovo, l’usato o il ricondizionato) è quello di scegliere sempre stampanti o fotocopiatrici delle migliori marche e di affidarsi ad operatori di comprovata esperienza nel settore.
Noi di Refill.it dal 1993 garantiamo stampanti e fotocopiatrici nuove e ricondizionate a noleggio ed in vendita in tutto il territorio emiliano ed anche nel resto di Italia per tutte le esigenze alle migliori condizioni.
Risparmio Energetico ed attenzione all’ambiente con Refill
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